PROFISSIONAL DE EVENTOS

O QUE ESPERAR DE UM EVENTO?

Quando pensamos em participar de uma feira, pensamos em promover negócios lucrativos. 

É importante ressaltar  que a participação em uma feria não garante o sucesso do negócio, pois, o que garante o sucesso de um evento e de seus participantes, é a preparação, um plano de ação e o trabalho duro para atingir seus objetivos.

A seguir, vamos apresentar alguns passos que as as empresas podem seguir para promover negócios lucrativos em feiras:

• Definir objetivos e metas: O primeiro passo é definir os objetivos e metas que a empresa deseja alcançar com a participação na feira. Os objetivos podem ser aumentar as vendas, gerar leads qualificados, divulgar a marca ou aumentar a visibilidade da empresa;
• Escolher a feira certa: Existem feiras de todos os tipos, tamanhos e públicos. É importante escolher a feira que seja mais adequada para o negócio da empresa.
• Preparar o estande: O estande é o espaço onde a empresa vai apresentar seus produtos e serviços aos visitantes da feira. É importante que o estande seja bem organizado, bonito e funcional.
• Treinar a equipe: A equipe que vai atender os visitantes da feita deve estar bem treinada para responder às dúvidas e atender às necessidades dos clientes.
• Promover a participação na feira: É importante promover a participação da empresa na feira para atrair visitantes. Isso pode ser feito através de anúncios, e-mail marketing ou redes sociais.

Tudo será desenvolvido através de um plano estratégico elaborado pela empresa ou pelo empreendedor que participa de um evento corporativo. No entanto, é comum que um evento corporativo seja organizado por um empreendedor com o objetivo de promover produtos de outras empresas.

Neste artigo vamos mostrar alguns passos para organizar um evento corporativo que possa gerar empregos e renda para todos os envolvidos.

Para garantir que isso aconteça, é preciso elaborar um bom plano estratégico para a realização do evento.

Foto: Reprodução

Um evento corporativo é uma forma de divulgação da marca, um local para estabelecer parcerias, atrair clientes e gerar negócios.

Para organizar um evento corporativo de sucesso é preciso seguir alguns passos básicos que podem garantir o sucesso desse evento.

O organizador de um evento corporativo deverá oferecer um espaço para expositores promoverem negócios.

A organização de um evento corporativos deve observar: 

• A organização da logística para embarque e desembarque de produtos, vendas de ingressos, e, estar sempre atento as atualizações e tendências de eventos no mercado, principalmente, nesta época em que os eventos presenciais estão voltando a acontecer.

Também devem estar preparado para a nova tendência de eventos híbridos (presencial e virtual) e aos eventos virtuais que continuarão a acontecer.

Ficará sempre mais fácil, se os organizadores de um evento corporativo, seguirem os seguintes passos:

- Definir o objetivo e o tema do evento, de acordo com a sua estratégia de marketing e o perfil do seu público-alvo;

- Escolher a data, o horário e o local adequados para o evento, levando em conta a disponibilidade, a acessibilidade e a infraestrutura do espaço;

- Elaborar um orçamento detalhado, incluindo os custos com aluguel, decoração, alimentação, transporte, divulgação, entre outros;

- Contratar os fornecedores e os prestadores de serviços necessários para o evento, como buffet, som, iluminação, segurança, limpeza, etc.

- Divulgar o evento nas redes sociais, enviar e-mail marketing, elaborar um press kit e convidar os participantes por telefone ou pessoalmente;

- Preparar o material de apoio, como banner, folders, brindes, cartões de visitas, etc.;

- Realizar o evento com profissionalismo, cordialidade e atenção aos detalhes, garantindo a satisfação dos convidados e dos patrocinadores;

- Fazer o pós-evento, agradecendo a presença dos participantes, enviando feedbacks, avaliando os resultados e planejando as próximas ações.

SUGETÃO DE ESPAÇO PARA EVENTOS:

Uma viagem inesquecível

QUEM É O ORGANIZADOR DE UM EVENTO?

O organizador de eventos é o profissional responsável pelo planejamento e organização de um evento.

É ele quem cuida do planejamento do evento, estrutura, fornecedores, atrações, programação, staff, alimentos e logística. 

Um organizador de eventos pode planejar qualquer tipo de evento, como conferências, palestras, feiras, eventos e convenções, entre outras possibilidades.

Algumas das demandas de um organizador de eventos são:

- criar e desenvolver o conceito de um evento;

- planejar os objetivos do cliente;

- controle de documentação;

- contato com fornecedores;

- criar e gerenciar uma equipe de trabalho;

- reservar o local e equipamentos necessários;

- acompanhar as ações de divulgação;

- obter os feedbacks dos participantes no pós-evento.

Você acredita que pode começar um novo negócio trabalhando por conta própria?

O Coordenador de eventos e o Tecnólogo de eventos, são profissões reconhecidas pelo Ministério do Trabalho por sua existência, embora ainda não haja uma regulamentação pelo Congresso Nacional, ou seja, ainda falta uma regulamentação legislativa para serem reconhecidas como profissão.

Ocupações CBO associadas 1311-15 Coordenador de eventos.

                                              3548-20 – Tecnólogo de evento.

“A Classificação Brasileira de Ocupações - (CBO) é um documento que retrata a realidade das profissões do mercado de trabalho brasileiro. Foi instituída com base legal na Portaria n. 397, de 10.10.2002. ”

A CBO é utilizada em todo o território nacional e é composta por códigos e títulos que representam as ocupações existentes no mercado de trabalho brasileiro. Isso facilita a coleta e análises de dados sobre o mercado de trabalho, o que pode ajudar a melhorar a tomada de decisões por parte dos governos e das empresas.

A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) é um documento que classifica as ocupações do mercado de trabalho brasileiro. Ela é dividida em 27 grandes grupo, que são divididos em subgrupos e ocupações. Cada ocupação é identificada por um código numérico e uma descrição.

A CBO é utilizada por diversos órgãos governamentais, como IBGE, o Ministério da Educação (MEC), o Ministério do Desenvolvimento Social (MDS), e o Ministério da Saúde (MS). Ela também é utilizada por empresas, sindicatos e instituições de ensino.

A CBO é atualizada periodicamente para refletir as mudanças no mercado de trabalho. A última atualização foi publicada em 2023. Sendo uma importante ferramenta para o mercado de trabalho brasileiro. Ela ajuda a identificar as ocupações existentes, a descrever as características dessas ocupações, e acompanhar as mudanças no mercado de trabalho.

Na maior parte das vezes, o organizador de eventos, é um profissional autônomo, devendo seus serviços serem contratados pelo cliente. Ele é responsável por todos os aspectos da organização do evento, desde a concepção até a execução.

Sendo um profissional autônomo, o organizador de eventos, tem mais flexibilidade para elaborar um projeto e desenvolvê-lo de acordo com suas habilidade técnicas e a vontade do cliente.

Entretanto, existem profissionais de eventos que trabalham como empregados de empresas especializadas na organização de eventos. Nesse caso, o profissional é responsável por um conjunto de tarefas específicas, dentro de uma equipe de trabalho.

Aqui estão alguns fatores que podem influenciar a escolha do profissional autônomo ou empregado:

Tamanho do evento: Eventos de grande porte, geralmente, exigem uma equipe de trabalho mais complexa, o que pode favorecer a contratação de um profissional empregado;

Orçamento: Eventos com orçamentos limitados podem favorecer a contratação de um profissional autônomo, que pode oferecer preços mais competitivos;

Especialidade: Eventos de nicho, que exigem conhecimentos específicos, podem favorecer a contratação de um profissional autônomo, que pode ter mais experiência e conhecimento nessa área.

O empreendedor que deseja prestar serviços nessa área de organização de eventos pode constituir uma MEI – Microempreendedor Individual, podendo contratar um funcionário para ajudá-lo.

O MEI - microempreendedor individual - é um regime tributário simplificado, que pode ser formalizado de forma simples e rápida, e tem acesso a benefícios como aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade, entre outros.

A atividade de organizador de eventos está incluída na lista de atividades permitidas para o MEI, o empreendedor apenas deverá atender os seguintes requisitos:

- ser pessoa física;

- ter faturamento anual de até R$ 81.000,00;

- não ter participação em outra empresa como titular, sócio ou administrador.

O MEI é obrigado a pagar um valor mensal de contribuição, que é dividido entre o  INSS, o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e a Previdência Social O valor da contribuição é de R$ 60,60 para os serviços de organização de eventos.

O MEI pode contratar até um funcionário, desde que o salário não ultrapasse o limite de um salário mínimo vigente, ou o piso salarial da categoria. A contribuição do MEI é de 11% referente ao salário pago ao funcionário. Desses, 8% são descontados do salário do funcionário e 3% são de responsabilidade do MEI, ou seja, você mesmo paga. 

Vamos calcular o custo total de contratação de um funcionário pelo MEI, considerando o mínimo nacional a partir de maio de 2023 (R$ 1.320,00):

1. INSS (3%) = R$ 39,60

2. FGTS (8%) = R$ 105,60

3. 13º salário + encargos (9,25%) = R$ 122,10

4. Férias + encargos (12,335) = R$ 162,76

O montante final, incluindo todos esses custos, seria de aproximadamente R$ 430,06 por  mês para um funcionário com salário equivalente ao mínimo nacional. 

O funcionário deve ser registrado na Previdência Social e receber todos os benefícios trabalhistas previstos em lei.

Portanto, o empreendedor que deseja prestar serviços na área de organização de eventos pode constituir uma MEI, podendo contratar um funcionário para ajudá-lo.

LEIA TAMBÉM: O MEI PODE CONTRATAR ESTAGIÁRIO?

Aqui estão alguns benefícios de se tornar MEI para organizar eventos:

- Formalização da atividade;

- Acesso a benefícios previdenciários;

- Simplificação tributária;

- Menor burocracia;

- Maior credibilidade junto aos clientes.

Entretanto, também é importante prestar atenção nos seguintes pontos:

- O MEI tem um limite de faturamento anual;

- O MEI é obrigado a pagar uma contribuição mensal;

- O MEI não pode contratar mais de um funcionário.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DE CONTRATAR UM FUNCIONÁRIO?

Contratar um funcionário para o seu negócio pode te trazer diversos benefícios como:

Distribuição de Tarefas: Com um funcionário, você pode delegar tarefas e responsabilidades, o que permite que você se concentro em atividades estratégicas e no crescimento do seu negócio;

Aumento da produtividade: Com mais mãos trabalhando, a produtividade geral tende a aumentar. Um funcionário pode ajudar a acelerar processos e cumprir prazos.

Expertise Específica: Contratar alguém com habilidades específicas pode trazer conhecimento valioso para a sua empresa. Por exemplo, um especialista em marketing digital pode ajudar a melhorar sua presença online.

Atendimento ao cliente: Ter um funcionário dedicado ao atendimento ao cliente pode melhorar a experiência dos seus clientes. Isso pode resultar em maior satisfação e fidelidade.

Crescimento do Negócio: Com mais mãos trabalhando, você pode expandir suas operações, atender a mais clientes e até mesmo abrir novas filiais;

Alívio da Carga de Trabalho: Se você está sobrecarregado com tarefas, um funcionário pode ajudar a dividir o trabalho e reduzir o estresse;

Cumprimento das Obrigações legais: Contratar um funcionário exige que você siga as leis trabalhistas, como registro em carteira, pagamento de benefícios e cumprimento de obrigações fiscais. Isso ajuda a manter sua empresa em conformidade.

Mas,  siga a dica:

Antes de contratar um funcionário, considere o impacto financeiro, as responsabilidades legais e o papel que o funcionário desempenhará na sua empresa

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PROFISSIONAIS QUE PODEM TE INSPIRAR

No site Sympla tem uma relação de empreendedoras e organizadoras de todos os tipos de eventos que poderão te inspirar.

Esses profissionais são uma fonte de inspiração para quem deseja seguir uma carreira em eventos.

Aqui estão alguns exemplos de empreendedoras e organizadoras de eventos que podem te inspirar:

MARCELA CERIBELLI: Fundadora da agência de eventos CERIBELLI EVENTS. Marcela é especialista em eventos corporativos e de luxo. E já organizou eventos para grandes empresas e personalidades:

FERNANDA ROCHA: Fundadora da agência de eventos Fernanda Rocha Eventos. Fernanda é especialista em eventos de casamentos e festas, e já organizou eventos para celebridades e influenciadores digitais;

JULIANA RIBEIRO: Fundadora da agencia de eventos Juliana Ribeiro Eventos. Especialista em eventos de moda e beleza, realizando eventos para grandes marcas e degirners;

CAROLINA MELO: fundador da agência de eventos. Carolina Eventos. Carolina é especialista eventos de tecnologia e inovação, e já organizou eventos para grandes startups e empresas de tecnologia.

NATÁLIA SILVA, fundadora da agência de eventos Natalia Silva Eventos. Natalia é especialista em eventos de cultura e arte, e já organizou eventos para grandes museus e galerias de arte.

ANA PAULA XONGANI - Fundadora do Preta, Vem Cá! Um movimento que visa empoderar mulheres negras e discutir questões raciais através de eventos e iniciativas culturais.

BRUNA COELHO - Co-fundadora do Women Up Gomes, um evento que promove a inclusão feminina no mundo dos jogos eletrônicos e eSports.

Essas profissionais são empreendedoras, criativas e inovadoras, e estão sempre buscando novas oportunidades para o seu negócio.

Bem, espero ter ajudado um pouco e que você realize aquele evento incrível. Também ficarei muito feliz se deixar um comentário aqui no Blog ou mostrar fotos de um de seus eventos para que possamos conhecer.

Valeu!!!!